ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูลและโปรแกรม Microsoft Office Access 2007
ระบบฐานข้อมูล(Database System)
ระบบฐานข้อมูล คือ ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน เกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกัน โดยมีรูปแบบการจัดเก็บที่เป็นระบบแบบแผน และจัดเก็บไว้ในที่เดียวกัน เช่น ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้าคงคลัง และข้อมูลพนักงานขาย เป็นต้น ซึ่งแต่เดิมอาจจะเก็บอยู่ในรูปแบบแฟ้มข้อมูลของหน่วยงานต่าง ๆ เมื่อมีการใช้วิธีการจัดเก็บเป็นระบบฐานข้อมูล ก็จะนำข้อมูลเหล่านี้มาจัดเก็บไว้ภายในฐานข้อมูลเดียวกัน ซึ่งเป็นฐานข้อมูลขององค์กร ทำให้แต่ละหน่วยงานสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ และสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ และสามารถแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูล ก็สามารถทำได้โดยผ่านตัวกลางที่เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS)
คุณสมบัติ - เป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการกำหนดลักษณะข้อมูลที่จะเก็บไว้ในฐาน ข้อมูล - กำหนดผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูลได้ พร้อมกับกำหนดด้วยว่าให้เข้าถึงข้อมูลได้แค่ไหน อย่างไร - อำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล - อำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลและการแก้ไขปรับปรุงข้อมูล - เข้าถึงข้อมูลได้ง่าย สะดวก มีประสิทธิภาพ
ประโยชน์ในการใช้ระบบฐานข้อมูล 1. ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล 2. ทำให้เกิดความสอดคล้องของข้อมูล 3. ควบคุมความถูกต้องของข้อมูล 4. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ 5. มีความปลอดภัย 6. ขจัดความขัดแย้งในการใช้ข้อมูลร่วมกัน 7. ข้อมูลที่จัดเก็บมีความทันสมัย
ข้อเสีย 1. เสียค่าใช้จ่ายสูง เนื่อง จากโปรแกรมที่ใช้ราคาค่อนข้างแพง รวมทั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ต้องมีความเร็วสูง มีหน่วยความจำและหน่วยเก็บข้อมูลสำรองที่มีความจุมาก ทำให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายสูง ในการจัดทำระบบจัดการฐานข้อมูล 2.เกิดการสูญเสียข้อมูลได้
หลักการออกแบบฐานข้อมูล 1. กำหนดวัตถุประสงค์ในการสร้างระบบฐานข้อมูล ว่าต้องการใช้จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใด 2. กำหนดวัตถุประสงค์ในการสร้างฐานข้อมูล ว่าต้องการใช้เพื่อทำอะไรและต้องการอะไรบ้างจากระบบนี้ เช่น รายงานสรุปต่าง ๆ ซึ่งจะต้องระบุให้ชัดเจน 3. สอบถามความต้องการของผู้ใช้ว่าจะต้องป้อนข้อมูลใดบ้างเข้าสู่ ระบบ และผลลัพธ์ที่ได้ออกมาจากระบบว่าต้องการอะไรบ้าง สิ่งใดเป็นสิ่งที่ไม่จำเป็นและสิ่งใดสามารถช่วยให้ระบบมีประสิทธิภาพการทำ งานสูงยิ่งขึ้น 4. วิเคราะห์และรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด 5. จัดกลุ่มข้อมูลที่ต้องการเก็บในระบบฐานข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของ ตาราง โดยพิจารณาจากความสัมพันธ์ว่าเป็นเรื่องเดียวกันหรือไม่ 6. วิเคราะห์ข้อมูลแต่ละตาราง เพื่อกำหนดเขตข้อมูลหรือฟิลด์ข้อมูลใดครบถ้วน 7. พิจารณาเขตข้อมูลหลักหรือฟิลด์หลักของแต่ละตาราง 8. วิเคราะห์โครงสร้างข้อมูลที่ได้ตามหลักการ Normalization เพื่อให้ได้ตารางข้อมูลที่มีโครงสร้างไม่ซับซ้อนและถูก ต้อง 9. กำหนดชนิดข้อมูล (Data Type) ที่ต้องการจัดเก็บว่าอยู่ในรูปแบบใด 10. กำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลในฐานข้อมูล (Relationship) 11. ออกแบบหน้าจอการใช้งาน
กฎการ Normalization กฎ การ Normalization เป็น กฎที่ใช้ในการออกแบบตาราง เพื่อลดความซ้ำซ้อน แก้ไขตารางได้ง่าย และถ้าเปลี่ยนแปลกข้อมูล จะมีผลกระทบต่อข้อมูลอื่นน้อยที่สุด โดยทั่วไปแล้ว เราใช้กฎ Normalization เพียง 3 ข้อก็พอเพียงในการออกแบบตางรางโดยทั่วไปแล้วจากรายละเอียดทั้งหมด 4 ข้อดังนี้
กฎ ข้อที่ 1 (First Normal Form) กล่าวว่า จะต้องไม่มีเซลใดในตางรางที่มีค่าเกิน 1 ค่าดังนั้นเราสามารถทำให้ตางรางผ่านกฎข้อที่ 1 ได้ด้วยการแยกเซลล์ที่มีค่าเกินหนึ่งออกเป็นเรคอร์ดใหม่
กฎข้อที่ 2 (Second Normal Form) กล่าวว่าตางรางที่ผ่านกฎข้อที่ 2 จะต้องมีแอตตริบิวต์
(Attribute ) หรือฟิลด์ที่ไม่ใช่คีย์หลักไปผสมหรือปนอยู่กับส่วนใดส่วนหนึ่งของคีย์หลัก จะต้องมีเฉพาะคีย์หลักเต็ม ๆ เท่ากัน ซึ่งจะผ่านกฎข้อนี้จะต้องแยกฟิลด์เฉาะออกมาสร้างตารางใหม่ แล้วใช้ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (One-to-Many)
กฎ ข้อที่ 3 (Third Normal Form) กล่าวว่าตารางที่ผ่านกฎข้อที่ 3 จะต้องไม่มีแอตตริบิวต์ใดที่ขึ้นกับแอตตริบิวต์อื่นที่ไม่ใช่คีย์หลัก การแก้ไขให้ผ่านกฎข้อนี้ ทำได้โดยการแยกตารางออกมาสร้างตารางใหม่
กฎ ข้อที่ 4 (Fourth Normal Form) กล่าวว่าตารางที่ผ่านกฎข้อที่ 4 จะต้องไม่มีการขึ้นต่อกันแบบเชิงกลุ่ม (Multivalued Dependency ) ซึ่งเป็นความสัมพันธ์แบบ Many-to-Many ภายในตางรางเดียวกัน
ความสามรถ ของ Microsoft Access 2007
1. สร้างแอปพลิเคชั่นฐานข้อมูลต่าง ๆ เช่น ฐานข้อมูลพนักงาน ฐานข้อมูลสินค้า ฐานข้อมูลนักเรียน เป็นต้น ซึ่งมีเครื่องมือที่ช่วยในการสร้างเพื่อให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วยิ่ง ขึ้น
2. สามารถสร้างตาราง (Table) เก็บข้อมูลและออกแบบโครงสร้างของข้อมูลได้
3. มีเครื่องมือที่ช่วยในการสอบถามข้อมูล (Query) จากฐานข้อมูลและสามารถคำนวณหาผลลัพธ์ได้อีกด้วย
4. มีเครื่องมือฟอร์ม (From) ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการข้อมูลได้สะดวกและง่ายยิ่งขึ้น
5. สามารถสรุปรายงาน (Report) ออกมาเป็นรูปแบบต่าง ๆ เช่น รายงานสรุปข้อมูล โดยมีการแบ่งเป็นกลุ่ม รายงานสรุปข้อมูลแบบหลายมิติ ( PivotTable ) และสร้างฉลากติดซองจดหมายเพื่อส่งข้อมูลไปยังลูกค้า เป็นต้น
6. มีแม่แบบ (Template) และเครื่องมือช่วย (Wizard) ที่ช่วยในการสร้างฐานข้อมูลให้สะดวกยิ่งขึ้น
7. สามารถนำข้อมูลเข้า (Import) จากฐานข้อมูลอื่น หรือส่งข้อมูลออก (Export) ไปยังฐานข้อมูลอื่นได้
8. แลกเปลี่ยนข้อมูลด้วย Wondows SharePoint Services เพื่อแบ่งปันข้อมูล Access 2007 กับทุกคนในทีมโดยใช้Windows SharePoint Services และ Access 2007 ทำให้เพื่อนร่วมทีม สามารถเข้าถึงข้อมูล แก้ไขข้อมูล และดูรายงานแบบเรียลไทม์ ซึ่งก็คือสามารถดูข้อมูลได้โดยตรงจากหน้าจอบนเว็บไซต์
คุณสมบัติ ใหม่ของ Access 2007
การทำงานใน Access 2007 นั้นมีการปรังปรุงด้านหลัก ๆ 4 ด้านคือ
1. ใช้งานสะดวกยิ่งขึ้น โดยมีส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ที่เรียกว่า “ริบบอน” หรือ “ริบบิ้น” (Ribbon) 2. การจัดการรูปแบบของไฟล์ โดยสนับสนุนไฟล์ฟอร์แมตใหม่ 3 ชนิดคือ Microsoft Office Open XML,PDF และ XPS - Microsoft Office Open XML เป็น ฟอร์แมตที่โปรแกรม Access 2007 กำหนดให้มาเป็น ค่าเริ่มต้น ถ้าบันทึกโดยไม่เลือกอะไรเป็นพิเศษ นามสกุลจะต่างไปจากเดิมคือ .accdb ซึ่งเวอร์ชั่น เดิมนั้นจะเป็น .mdb - ในเวอร์ชั่นนี้สามารถบันทึกเป็นไฟล์ PDF ได้โดยตรง ไม่ต้องใช้โปรแกรมเสริม 3. ปรับปรุงการทำงานร่วมกันของโปรแกรมในชุด Microsoft Office 4. ปรับปรุงด้านความปลอดภัย
ความต้อง การของระบบในการใช้งาน Access 2007
ความต้องการของระบบขั้นต่ำที่ไมโครซอฟต์ได้ระบุไว้มีดังนี้
1. หน่วยประมวลผลกลาง (CPU) อย่างต่ำ 500 MHz 2. หน่วยความจำ (RAM) อย่างต่ำ 256 MB แนะนำให้ใช้ 512 MB 3. พื้นที่เก็บข้อมูล (Hard disk) 1.5 GB 4. ไดรฟ์ต่าง ๆ เช่น CD-ROM, DVD เป็น ต้น 5. ความละเอียดในการแสดงผลของจอภาพ 1024*768 พิกเซลหรือสูงกว่า 6. ระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows XP Service Pack2 หรือ Windows Server 2003 หรือ ระบบปฏิบัติการรุ่นใหม่กว่า
