การใช้โปรแกรมต่างๆ

สร้างฐานข้อมูลโดยใช้แม่แบบ

Access มีแม่แบบหลากหลายที่ให้คุณสามารถใช้เพิ่มความเร็วในการสร้างฐานข้อมูลได้ แม่แบบคือฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานซึ่งมีตาราง แบบสอบถาม (แบบสอบถาม: คำถามเกี่ยวกับข้อมูลที่จัดเก็บในตารางของคุณหรือการร้องขอเพื่อดำเนินการ บางอย่างกับข้อมูลนั้น แบบสอบถามสามารถรวบรวมข้อมูลจากหลายๆ ตารางเพื่อใช้เป็นแหล่งของข้อมูลสำหรับฟอร์มหรือรายงาน) ฟอร์ม และรายงานต่างๆ ที่จำเป็นต่อการทำงานเฉพาะอย่าง ตัวอย่างเช่น แม่แบบที่สามารถใช้ติดตามประเด็น จัดการที่ติดต่อ หรือเก็บบันทึกการใช้จ่าย บางแม่แบบจะมีระเบียนตัวอย่างมาให้ด้วยเพื่อช่วยสาธิตวิธีใช้งาน ฐานข้อมูลแม่แบบสามารถนำไปใช้งานได้ทันที หรือคุณสามารถกำหนดฐานข้อมูลเองเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณยิ่ง ขึ้นก็ได้
  1. เริ่ม Access ถ้าโปรแกรมไม่ได้ทำงานอยู่
ถ้าฐานข้อมูลเปิดอยู่แล้ว ให้ทำดังต่อไปนี้เพื่อแสดงหน้า การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access
  • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด แล้วคลิก ปิดฐานข้อมูลรูปปุ่ม
หน้าการเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access
  1. หลายแม่แบบจะแสดงอยู่ภายใต้ แม่แบบคุณลักษณะที่ใช้ออนไลน์ ในหน้า การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access และจะมีให้ใช้งานได้มากขึ้นถ้าคุณคลิกภายใต้ประเภทใดประเภทหนึ่งภายใต้ ประเภทของแม่แบบ ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง Access คุณยังสามารถดาวน์โหลดแม่แบบเพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์ Microsoft Office (ให้ดูรายละเอียดในส่วนถัดไป ดาวน์โหลดแม่แบบจาก Microsoft Office Online)
  2. คลิกแม่แบบที่คุณต้องการใช้
  3. ในบานหน้าต่างที่ด้านขวาของหน้าต่าง Access จะเสนอแนะชื่อแฟ้มสำหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อแฟ้ม คุณสามารถแก้ไขชื่อแฟ้มและระบุโฟลเดอร์อื่นได้ หรือคุณอาจสร้างฐานข้อมูลของคุณแล้วเชื่อมโยงฐานข้อมูลไปยังไซต์ Windows SharePoint Services 3.0 ได้
  4. คลิก สร้าง (หรือคลิก ดาวน์โหลด ในกรณีเป็นแม่แบบ Office Online)
Access จะสร้างและเปิดฐานข้อมูลนั้น จะมีการแสดงฟอร์มขึ้นมา ซึ่งคุณสามารถเริ่มการป้อนข้อมูลได้
 หมายเหตุ   ถ้าแม่แบบของคุณมีข้อมูลตัวอย่าง คุณสามารถลบแต่ละระเบียนได้ดังนี้
  • คลิกส่วนหัวแถวของระเบียนที่คุณต้องการลบ (ส่วนหัวของแถวคือกล่องหรือแถบที่อยู่ทางซ้ายของระเบียน)
  • บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ลบรูปปุ่ม
  1. เมื่อต้องการเริ่มการ ป้อนข้อมูล ให้คลิกเซลล์ว่างเซลล์แรกบนฟอร์ม แล้วเริ่มพิมพ์ หลังจากป้อนระเบียนลงไปบ้างแล้ว คุณสามารถใช้บานหน้าต่างนำทางเพื่อดูว่ามีฟอร์มหรือรายงานอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการใช้หรือไม่

สร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น

ถ้าไม่มีแม่แบบ ที่เหมาะกับความต้องการของคุณ หรือถ้าคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการนำเข้ามายัง Access คุณอาจเลือกที่จะสร้างฐานข้อมูลเองตั้งแต่ต้นจะดีกว่า สำหรับโปรแกรมประยุกต์ส่วนใหญ่ การดำเนินการดังกล่าวนี้มักจะเกี่ยวข้องกับสิ่งต่อไปนี้อย่างใดอย่างหนึ่ง หรือทั้งสองอย่าง
  • การสร้างตารางใหม่ แล้วป้อน วาง หรือนำเข้าข้อมูลลงในตารางเหล่านั้น
  • การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น ซึ่งจะมีการสร้างตารางใหม่ให้ขณะดำเนินการ
เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนและการออกแบบฐาน ข้อมูล หรือการสร้างความสัมพันธ์ ฟอร์ม รายงาน หรือแบบสอบถาม ให้ทำตามการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

สร้างฐานข้อมูลเปล่า

  1. เริ่มโปรแกรม Access
  2. ในหน้า การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access ให้คลิก ฐานข้อมูลเปล่า
ปุ่มฐานข้อมูลเปล่า
  1. ในบานหน้าต่าง ฐานข้อมูลเปล่า ให้พิมพ์ชื่อแฟ้มในกล่อง ชื่อแฟ้ม ถ้าคุณไม่ใส่นามสกุลแฟ้ม Access จะเพิ่มให้คุณเอง ตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มเริ่มต้นจะอยู่ที่
    • Microsoft Windows Vista    c:\Users\ชื่อผู้ใช้\Documents
    • Microsoft Windows Server 2003 หรือ Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\ชื่อผู้ใช้\เอกสารของฉัน (My Documents)
เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้ม ให้คลิก เรียกดูรูปปุ่ม ที่อยู่ติดกับกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้เรียกดูแล้วเลือกตำแหน่งที่ตั้งใหม่ แล้วคลิก ตกลง
  1. คลิก สร้าง
  1. Access จะวางเคอร์เซอร์ไว้ในเซลล์แรกที่ว่างอยู่ในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่
ตารางใหม่ที่ว่างในฐานข้อมูลใหม่
เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ หรือคุณสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นๆ ซึ่งจะอธิบายไว้ในส่วน วางข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access ในตอนท้ายของบทความนี้
 หมายเหตุ 
  • การ ป้อนข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลนั้นได้รับการออกแบบมาให้เหมือนกับ การป้อนข้อมูลในแผ่นงาน Excel ข้อจำกัดที่สำคัญคือต้องป้อนข้อมูลในแถวและคอลัมน์ที่ต่อกัน โดยเริ่มจากมุมบนด้านซ้ายของแผ่นข้อมูล คุณไม่ควรลองจัดรูปแบบข้อมูลของคุณโดยมีแถวหรือคอลัมน์ว่างรวมอยู่ด้วย เหมือนที่ทำในแผ่นงาน Excel ทั้งนี้เพราะการทำเช่นนั้นจะเปลืองเนื้อที่ในตาราง ตารางต้องมีแต่ข้อมูลของคุณเท่านั้น การนำเสนอข้อมูลที่มองเห็นได้จะทำได้ในฟอร์มหรือรายงานซึ่งคุณจะออกแบบในภาย หลัง
  • โครงสร้างตารางจะถูกสร้างในขณะที่คุณป้อนข้อมูล เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มคอลัมน์ใหม่ให้กับตาราง เขตข้อมูลใหม่จะถูกกำหนดขึ้น Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูล (ชนิดของข้อมูล: ลักษณะของเขตข้อมูลที่ตรวจสอบว่าชนิดของข้อมูลนั้นเป็นชนิดใด ชนิดของข้อมูลมีทั้ง Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, String, และ Variant (ค่าเริ่มต้น))ของเขตข้อมูล นั้นโดยยึดตามชนิดของข้อมูลที่คุณป้อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคอลัมน์ซึ่งคุณป้อนเฉพาะค่าวันที่เท่านั้น Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลนั้นให้เป็น Date/Time ถ้าคุณพยายามป้อนค่าที่ไม่ใช่วันที่ (เช่น ชื่อหรือหมายเลขโทรศัพท์) ของเขตข้อมูลนั้นในภายหลัง Access จะแสดงข้อความแจ้งคุณว่าค่าดังกล่าวไม่ตรงกับชนิดข้อมูลของคอลัมน์นั้น ถ้าเป็นไปได้คุณควรวางแผนตารางของคุณเพื่อให้แต่ละคอลัมน์มีข้อมูลชนิดเดียว กัน ซึ่งอาจเป็นข้อความ วันที่ ตัวเลข หรือชนิดอื่นๆ บางชนิด ข้อมูลนี้จะทำให้การสร้างแบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานที่เลือกเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการทำได้ง่ายขึ้นมาก
  • สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับแผ่นข้อมูล ให้ดูบทความ การเปิดแผ่นข้อมูลเปล่า
ถ้าคุณยังไม่ต้องการป้อนข้อมูลในเวลานี้ ให้คลิก ปิดรูปปุ่ม

เพิ่มตาราง

คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่โดยใช้เครื่องมือต่างๆ ในกลุ่ม ตาราง บนแท็บ สร้าง
รูป Ribbon ของ Access
คลิก ตาราง เพื่อสร้างตารางเปล่าในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถใช้มุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อเริ่มการป้อนข้อมูลได้ทันทีโดยที่ Access ได้สร้างโครงสร้างตารางให้แล้วเมื่อคุณดำเนินการ หรือคุณสามารถใช้มุมมองออกแบบ (มุมมองออกแบบ: มุมมองที่แสดงการออกแบบของวัตถุฐานข้อมูลต่อไปนี้ ได้แก่ ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน และแมโคร ในมุมมองออกแบบคุณสามารถสร้างวัตถุฐานข้อมูลใหม่และปรับเปลี่ยนการออกแบบของ วัตถุที่มีอยู่แล้วได้)เพื่อสร้างโครงสร้างตารางขึ้นมา ก่อน แล้วสลับกลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อป้อนข้อมูลของคุณก็ได้ ไม่ว่าคุณจะเริ่มต้นในมุมมองใด คุณสามารถสลับไปยังมุมมองอื่นๆ ได้ตลอดเวลาโดยใช้ปุ่มมุมมองบนแถบสถานะของหน้าต่าง Access
แทรกตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมองแผ่นข้อมูล    ใน มุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถป้อนข้อมูลได้ทันทีโดยที่ Access ได้สร้างโครงสร้างตารางไว้ให้แล้ว ชื่อเขตข้อมูลจะถูกกำหนดให้เป็นตัวเลข (Field1, Field2 ไปเรื่อยๆ) และ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่คุณป้อนลงไป
  1. บนแท็บสร้าง ในกลุ่มตาราง คลิก ตารางรูปปุ่ม
  1. Access จะสร้างตาราง และวางเคอร์เซอร์ไว้ที่เซลล์แรกที่ว่างในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่
 หมายเหตุ   ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ที่ชื่อว่า เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ คุณอาจอยู่ในมุมมองออกแบบแทนที่จะเป็นมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล ให้คลิกสองครั้งที่ตารางในบานหน้าต่างนำทาง Access จะพร้อมท์คุณให้ใส่ชื่อให้กับตารางใหม่ แล้วจึงสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล
  1. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เขตข้อมูลใหม่รูปปุ่ม
Access แสดงบานหน้าต่าง แม่แบบเขตข้อมูล ที่มีรายการของชนิดเขตข้อมูลที่ใช้บ่อย ถ้าคุณลากเขตข้อมูลใดเขตข้อมูลหนึ่งลงในแผ่นข้อมูลของคุณ Access จะเพิ่มเขตข้อมูลตามชื่อนั้นและตั้งค่าคุณสมบัติเป็นค่าที่เหมาะสมกับชนิด ของเขตข้อมูลดังกล่าว คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติได้ในภายหลัง คุณต้องลากเขตข้อมูลลงในพื้นที่ของแผ่นข้อมูลที่มีข้อมูลอยู่ แถบการแทรกแนวตั้งจะปรากฏขึ้น เพื่อแสดงตำแหน่งที่จะใช้วางเขตข้อมูลนั้น
  1. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์แรกที่ว่าง หรือคุณอาจวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ซึ่งจะอธิบายต่อไปในบทความนี้
    • เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้คลิกสองครั้งที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วพิมพ์ชื่อคอลัมน์ใหม่ ควรใช้ชื่อที่สื่อความหมายสำหรับแต่ละเขตข้อมูลเพื่อที่คุณจะสามารถบอกได้ ว่าเขตข้อมูลนั้นมีอะไรเมื่อคุณดูในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล
    • เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ ให้เลือกคอลัมน์ด้วยการคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นลากคอลัมน์นั้นไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ต่อกันได้หลายคอลัมน์ แล้วลากคอลัมน์ทั้งหมดไปไว้ในตำแหน่งใหม่พร้อมกันในคราวเดียวได้
แทรกตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมองออกแบบ    ใน มุม มองออกแบบ คุณต้องสร้างโครงสร้างของตารางใหม่ก่อน จากนั้นให้สลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อป้อนข้อมูลหรือคุณสามารถป้อน ข้อมูลโดยใช้วิธีอื่น เช่น การวางหรือการผนวก
  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ออกแบบตารางรูปปุ่ม
  1. สำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ ให้พิมพ์ชื่อในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล จากนั้นเลือกชนิดข้อมูลจากรายการ ชนิดข้อมูล
 หมายเหตุ   ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล และ ชนิดข้อมูล อาจเป็นเพราะคุณอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูลแทนที่จะอยู่ในมุมมองออกแบบ เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกปุ่ม มุมมองออกแบบ ในแถบสถานะของหน้าต่าง Access โปรแกรม Access จะพร้อมท์คุณให้ใส่ชื่อให้กับตารางใหม่ แล้วจึงสลับไปยังมุมมองออกแบบ
  1. ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถป้อนคำอธิบายสำหรับแต่ละเขตข้อมูลได้ในคอลัมน์ คำอธิบาย คำอธิบายที่คุณป้อนจะแสดงอยู่ในแถบสถานะเมื่อจุดแทรกอยู่ในเขตข้อมูลดัง กล่าว และจะถูกใช้เป็นข้อความบนแถบสถานะของตัวควบคุมใดๆ ที่คุณสร้างด้วยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังฟอร์มหรือรายงาน และสำหรับตัวควบคุมใดๆ ที่ถูกสร้างขึ้นสำหรับเขตข้อมูลนั้นด้วยตัวช่วยสร้างฟอร์มหรือตัวช่วยสร้างรายงาน
  2. หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลของคุณทั้งหมดแล้ว ให้บันทึกตารางนั้น
    • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S
  1. คุณสามารถเริ่ม ป้อนข้อมูลลงในตารางได้ตลอดเวลาด้วยการสลับไปยังมุมมอง แผ่นข้อมูล โดยให้คลิกในเซลล์แรกที่ว่าง แล้วจึงพิมพ์ นอกจากนี้คุณยังสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นได้เช่นกัน ซึ่งจะอธิบายในส่วนถัดไป
หลังจากที่ป้อนข้อมูลลงไปบ้างแล้ว ถ้าคุณต้องการเพิ่มอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลลงในตารางของคุณ คุณสามารถเริ่มพิมพ์ข้อมูลลงในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ในมุมมองแผ่นข้อมูลได้ หรือคุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลใหม่โดยใช้คำสั่งต่างๆ ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ บนแท็บ แผ่นข้อมูล
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างตาราง ซึ่งรวมถึงการใช้แม่แบบตารางด้วยนั้น ให้ดูบทความ การสร้างตารางในฐานข้อมูล


างข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

ถ้า ข้อมูลของคุณในปัจจุบันถูกเก็บไว้ในโปรแกรมอื่น เช่น Office Excel 2007 คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลนั้นลงในตาราง Access ได้ โดยทั่วไป วิธีนี้เป็นวิธีที่ดีที่สุดถ้าข้อมูลของคุณแบ่งออกเป็นคอลัมน์ไว้แล้วเหมือน ในแผ่นงาน Excel ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำ วิธีที่ดีที่สุดคือแบ่งคอลัมน์ของข้อมูลโดยใช้แท็บ หรือแปลงข้อมูลลงในตารางในโปรแกรมประมวลผลคำก่อนที่คุณจะคัดลอกข้อมูล ถ้าข้อมูลของคุณจำเป็นต้องแก้ไขหรือจัดการ (ตัวอย่างเช่น แบ่งชื่อเต็มออกเป็นชื่อกับนามสกุล) คุณอาจต้องแก้ไขหรือจัดการข้อมูลก่อนที่จะคัดลอก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Access
เมื่อคุณวางข้อมูลลงใน ตารางเปล่า Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่พบ ตัวอย่างเช่น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีแต่วันที่ Access จะใช้ชนิดข้อมูล Date/Time กับเขตข้อมูลนั้น ถ้าเขตข้อมูลมีแต่คำว่า "yes" และ "no" Access จะใช้ชนิดข้อมูล Yes/No กับเขตข้อมูลนั้น
Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามสิ่งที่พบในแถวแรกของข้อมูลที่ถูกวาง ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่ถูกวางมีชนิดเหมือนกับแถวอื่นๆ ที่ตามมา Access จะพิจารณาว่าแถวแรกนั้นเป็นส่วนของข้อมูลและกำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูล (F1, F2 และไปเรื่อยๆ) ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่ถูกวางไม่เหมือนกับแถวอื่นๆ ที่ตามมา Access จะพิจารณาว่าแถวแรกนั้นมีชื่อเขตข้อมูล Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามนั้นและไม่รวมแถวแรกไว้ในข้อมูล
ถ้า Access กำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูล คุณควรเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลนั้นให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อหลีก เลี่ยงความสับสัน ให้ใช้กระบวนงานต่อไปนี้
  1. บันทึกตาราง
    • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S
  1. ในมุมมองแผ่น ข้อมูล ให้คลิกสองครั้งที่ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับแต่ละคอลัมน์ อาจดูเหมือนว่าคุณกำลังพิมพ์ทับลงบนข้อมูล จริงๆ แล้วแถวส่วนหัวของคอลัมน์จะมีแต่ชื่อเขตข้อมูลเท่านั้น ไม่ได้มีข้อมูลอยู่ด้วย
  2. บันทึกตารางอีกครั้ง
 หมายเหตุ   คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ได้ ด้วยการสลับไปยังมุมมองออกแบบ แล้วแก้ไขชื่อเขตข้อมูลที่นั่นได้ เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาตารางนั้นในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการสลับกลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล ให้คลิกสองครั้งที่ตารางในบานหน้าต่างนำทาง
ส่วนบน

นำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น

คุณ อาจมีข้อมูลที่ได้รวบรวมไว้ในโปรแกรมอื่นแล้วและต้องการนำเข้ามาไว้ใน Access หรือคุณอาจทำงานกับบุคคลอื่นที่เก็บข้อมูลในโปรแกรมอื่นและคุณต้องการทำงาน ร่วมกับข้อมูลของบุคคลเหล่านั้นใน Access ไม่ว่าวิธีใดก็ตาม Access ช่วยให้การนำเข้าข้อมูลจากโปรแกรมอื่นเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel จากตารางในฐานข้อมูล Access อื่น จากรายการ SharePoint หรือจากแหล่งอื่นที่หลากหลาย ขั้นตอนนี้จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลของคุณ แต่คำแนะนำเหล่านี้จะช่วยคุณให้สามารถเริ่มต้นได้ดังนี้
  1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิกคำสั่งสำหรับชนิดแฟ้มที่คุณต้องการนำเข้า
รูป Ribbon ของ Access
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel ให้คลิก Excel ถ้าคุณไม่เห็นชนิดของโปรแกรมที่ถูกต้อง ให้คลิก เพิ่มเติม
 หมายเหตุ   ถ้าคุณไม่พบชนิดรูปแบบที่ถูกต้องในกลุ่ม นำเข้า คุณอาจต้องเริ่มโปรแกรมนั้นที่คุณใช้สร้างข้อมูลนั้นขึ้นมา แล้วใช้โปรแกรมดังกล่าวบันทึกข้อมูลในรูปแบบแฟ้มทั่วไป (เช่น แฟ้มที่ใช้ตัวคั่น (แฟ้มข้อความที่มีตัวคั่น: แฟ้มที่ประกอบด้วยข้อมูลที่ค่าในเขตข้อมูลแต่ละเขตถูกแบ่งด้วยตัวอักขระตัวหนึ่ง เช่น จุลภาคหรือแท็บ)) ก่อนที่คุณจะสามารถนำเข้าข้อมูลนั้นลงใน Access ได้
  1. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก เรียกดู เพื่อเรียกดูแฟ้มข้อมูลต้นทาง หรือพิมพ์เส้นทางแบบเต็มของแฟ้มข้อมูลต้นทางในกล่อง ชื่อแฟ้ม
  2. คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการภายใต้ ระบุวิธีการและตำแหน่งที่คุณต้องการจะเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถสร้างตารางใหม่ได้โดยใช้ข้อมูลนำเข้า ผนวกข้อมูลเข้ากับตารางที่มีอยู่ หรือสร้างตารางที่มีการเชื่อมโยงซึ่งรักษาการเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลไว้
  3. คลิก ตกลง
Access จะเริ่มตัวช่วยสร้างการนำเข้า
  1. ให้ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างการนำเข้า ขั้นตอนการดำเนินการจะขึ้นอยู่กับตัวเลือกการนำเข้าหรือตัวเลือกการเชื่อมโยงที่คุณเลือก
  2. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น
Access จะถามคุณว่าต้องการบันทึกรายละเอียดการดำเนินการนำเข้าที่คุณเพิ่งทำเสร็จไปหรือไม่
  • ถ้าคุณคิดว่าคุณจะต้องใช้การดำเนินการนำเข้าเดียวกันนี้อีก ให้คลิก บันทึกขั้นตอนการนำเข้า แล้วใส่รายละเอียดต่างๆ
จากนั้นคุณสามารถทำซ้ำการดำเนินการนำเข้านี้ได้ด้วยการคลิก การนำเข้าที่บันทึกไว้ ในกลุ่ม นำเข้า บนแท็บ ข้อมูลภายนอก คลิกสเปคการนำเข้า แล้วคลิก เรียกใช้
  • ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการ ให้คลิก ปิด
Access จะนำเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ จากนั้นแสดงตารางภายใต้ ตาราง ในบานหน้าต่างนำทาง
เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการนำเข้าข้อมูลลงใน Access ให้ติดตามการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้


นำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น

คุณ อาจมีข้อมูลที่ได้รวบรวมไว้ในโปรแกรมอื่นแล้วและต้องการนำเข้ามาไว้ใน Access หรือคุณอาจทำงานกับบุคคลอื่นที่เก็บข้อมูลในโปรแกรมอื่นและคุณต้องการทำงาน ร่วมกับข้อมูลของบุคคลเหล่านั้นใน Access ไม่ว่าวิธีใดก็ตาม Access ช่วยให้การนำเข้าข้อมูลจากโปรแกรมอื่นเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel จากตารางในฐานข้อมูล Access อื่น จากรายการ SharePoint หรือจากแหล่งอื่นที่หลากหลาย ขั้นตอนนี้จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลของคุณ แต่คำแนะนำเหล่านี้จะช่วยคุณให้สามารถเริ่มต้นได้ดังนี้
  1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิกคำสั่งสำหรับชนิดแฟ้มที่คุณต้องการนำเข้า
รูป Ribbon ของ Access
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel ให้คลิก Excel ถ้าคุณไม่เห็นชนิดของโปรแกรมที่ถูกต้อง ให้คลิก เพิ่มเติม
 หมายเหตุ   ถ้าคุณไม่พบชนิดรูปแบบที่ถูกต้องในกลุ่ม นำเข้า คุณอาจต้องเริ่มโปรแกรมนั้นที่คุณใช้สร้างข้อมูลนั้นขึ้นมา แล้วใช้โปรแกรมดังกล่าวบันทึกข้อมูลในรูปแบบแฟ้มทั่วไป (เช่น แฟ้มที่ใช้ตัวคั่น (แฟ้มข้อความที่มีตัวคั่น: แฟ้มที่ประกอบด้วยข้อมูลที่ค่าในเขตข้อมูลแต่ละเขตถูกแบ่งด้วยตัวอักขระตัวหนึ่ง เช่น จุลภาคหรือแท็บ)) ก่อนที่คุณจะสามารถนำเข้าข้อมูลนั้นลงใน Access ได้
  1. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก เรียกดู เพื่อเรียกดูแฟ้มข้อมูลต้นทาง หรือพิมพ์เส้นทางแบบเต็มของแฟ้มข้อมูลต้นทางในกล่อง ชื่อแฟ้ม
  2. คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการภายใต้ ระบุวิธีการและตำแหน่งที่คุณต้องการจะเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถสร้างตารางใหม่ได้โดยใช้ข้อมูลนำเข้า ผนวกข้อมูลเข้ากับตารางที่มีอยู่ หรือสร้างตารางที่มีการเชื่อมโยงซึ่งรักษาการเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลไว้
  3. คลิก ตกลง
Access จะเริ่มตัวช่วยสร้างการนำเข้า
  1. ให้ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างการนำเข้า ขั้นตอนการดำเนินการจะขึ้นอยู่กับตัวเลือกการนำเข้าหรือตัวเลือกการเชื่อมโยงที่คุณเลือก
  2. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น
Access จะถามคุณว่าต้องการบันทึกรายละเอียดการดำเนินการนำเข้าที่คุณเพิ่งทำเสร็จไปหรือไม่
  • ถ้าคุณคิดว่าคุณจะต้องใช้การดำเนินการนำเข้าเดียวกันนี้อีก ให้คลิก บันทึกขั้นตอนการนำเข้า แล้วใส่รายละเอียดต่างๆ
จากนั้นคุณสามารถทำซ้ำการดำเนินการนำเข้านี้ได้ด้วยการคลิก การนำเข้าที่บันทึกไว้ ในกลุ่ม นำเข้า บนแท็บ ข้อมูลภายนอก คลิกสเปคการนำเข้า แล้วคลิก เรียกใช้
  • ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการ ให้คลิก ปิด
Access จะนำเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ จากนั้นแสดงตารางภายใต้ ตาราง ในบานหน้าต่างนำทาง
เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการนำเข้าข้อมูลลงใน Access ให้ติดตามการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้


เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม จากนั้นคลิก เปิด
  1. คลิกทางลัดในกล่องโต้ตอบ เปิด  หรือในกล่อง มองหาใน ให้คลิกไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูลที่คุณต้องการ
  2. ในรายการโฟลเดอร์ ให้คลิกสองครั้งที่โฟลเดอร์จนกว่าคุณจะเปิดโฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูลได้
  3. เมื่อคุณพบฐานข้อมูลแล้ว ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลในโหมดการเปิดเริ่มต้น ให้คลิกสองครั้งที่ฐานข้อมูลนั้น
    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลที่เข้าถึงร่วมกันในสภาพแวดล้อม ผู้ใช้หลายคน (ฐานข้อมูลสำหรับผู้ใช้หลายคน (ใช้ร่วมกัน): ฐานข้อมูลที่อนุญาตให้มีผู้ใช้มากกว่าหนึ่งคนเข้าถึงและปรับเปลี่ยนชุดของ ข้อมูลเดียวกันในเวลาเดียวกันได้) เพื่อให้ทั้งคุณและผู้ใช้อื่นๆ สามารถอ่านและเขียนลงในฐานข้อมูลนั้นได้ในเวลาเดียวกัน ให้คลิก เปิด
    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวโดยที่คุณสามารถดูข้อมูลได้แต่แก้ไขข้อมูลไม่ได้ ให้คลิกลูกศรถัดจากปุ่ม เปิด จากนั้นคลิก เปิดเพื่ออ่านอย่างเดียว
    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล เพื่อไม่ให้ผู้อื่นสามารถเปิดได้ขณะที่คุณเปิดอยู่ ให้คลิกลูกศรถัดจากปุ่ม เปิด จากนั้นคลิก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล
    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรบการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว ให้คลิกลูกศรติดกับปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียวเป็นเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล โดยผู้ใช้อื่นๆ ยังคงเปิดฐานข้อมูลนี้ได้ แต่จะเป็นการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น
ถ้าคุณไม่พบฐานข้อมูลที่คุณต้องการเปิด  
  1. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้คลิกทางลัด คอมพิวเตอร์ของฉัน  (My Computer) หรือในกล่อง มองหาใน ให้คลิก คอมพิวเตอร์ของฉัน
  2. ในรายการของไดรฟ์ ให้คลิกขวาไดรฟ์ที่คุณคิดว่าอาจจะมีฐานข้อมูลอยู่ แล้วคลิก ค้นหา
  3. ป้อนเกณฑ์การค้นหาของคุณ แล้วกด ENTER เพื่อค้นหาฐานข้อมูล
  4. ถ้าพบฐานข้อมูลแล้ว ให้เปิดฐานข้อมูลนั้นด้วยการคลิกสองครั้งที่ฐานข้อมูลในกล่องโต้ตอบ ผลลัพธ์การค้นหา
  5. เนื่องจากการค้นหาเริ่มจากกล่องโต้ตอบ เปิด คุณจึงต้องคลิก ยกเลิก ในกล่องโต้ตอบก่อนที่ฐานข้อมูลนั้นจะเปิดออก
 หมายเหตุ   คุณสามารถเปิดแฟ้มข้อมูลในรูปแบบแฟ้มภายนอกได้ (เช่น dBASE, Paradox, Microsoft Exchange หรือ Excel) นอกจากนี้คุณยังสามารถเปิดแหล่งข้อมูล ODBC (แหล่งข้อมูล ODBC: ข้อมูลและรายละเอียดที่จำเป็นต้องใช้เพื่อเข้าถึงข้อมูลนั้นจากโปรแกรมและ ฐานข้อมูลที่สนับสนุนโพรโทคอล Open Database Connectivity (ODBC)) เช่น Microsoft SQL Server หรือ Microsoft FoxPro ได้โดยตรงอีกด้วย Access จะสร้างฐานข้อมูล Access ให้ใหม่โดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์เดียวกันกับแฟ้มข้อมูล และเพิ่มการเชื่อมโยงไปยังแต่ละตารางในฐานข้อมูลภายนอก